マイナンバー制度が始まりました。これから企業は様々な届け出書類に、従業員とその家族のマイナンバーの記載が求められます。
今後、企業は従業員とその家族のマイナンバーを集める必要がありますが、マイナンバーを従業員から集める際に様々な安全措置や管理方法、提供者に対する通知など、沢山のマイナンバーに関する項目を定めて整備しなければなりません。
何かと厳しいマイナンバーですが、始めにしっかりと対策を取ることで、後で問題が発生するのを防止できます。
今回はマイナンバーと就業規則の関係について解説していきます。
マイナンバー導入と就業規則変更の関係性とは？
マイナンバーの導入によって企業はマイナンバーを集める必要があります。必要があるのですが、おいそれとマイナンバーを集めて利用することはできません。
それはこのマイナンバーが特定個人情報に分類されているからです。
特定個人情報は本人の同意があっても法律で許された範囲でしか使用できないように厳しく利用目的が定められています。
そして、特定個人情報を法律で許された範囲で使用する場合でも、事前に本人に利用目的を特定して公表、通知しなければ使用できません。
マイナンバーも特定個人情報ですので、新たに取り扱うにはマイナンバー提供者に利用目的を公表、通知しなければなりません。
その公表、通知の方法の1つとして就業規則にマイナンバーの利用目的を明記することが認められています。
現在の就業規則に追加して明記することで、新たに雇用される方に、その都度マイナンバーの利用目的を通知する必要がなくなり、通知を忘れてしまう事態も避けることができます。
また、企業は今後、継続的にマイナンバーを取り扱う必要があります。
就業規則にマイナンバーに関する安全管理措置や取り扱いに関する事項を明記することで、何らかの形でマイナンバーが漏れた場合に、社内外に安全管理措置義務をとっていたことを証明できます。
どのように就業規則を変更すればいい？
政府機関からマイナンバーに関する就業規則の変更例が出ていないので、現在は社労士事務所などの専門家による変更例を元に、どの企業も就業規則を変更している状況です。
特定個人情報保護委員会からマイナンバーの中小企業向けの就業規則のガイドラインが出ています。
それによると、マイナンバーに関する基本方針の制定、マイナンバーの利用目的と範囲の特定、マイナンバーの安全管理措置の内容、マイナンバーを外部に委託するなら委託先の監督に関して、そして、マイナンバーの第三者への提供の制限などを就業規則に明記することが推奨されています。
就業規則を変更しない場合、罰則は？
就業規則を変更しないからといって罰則はありません。
また、マイナンバーの提出は任意なので提出しない一部の従業員に対しての企業からの罰則も認められていません。
もし、従業員がマイナンバーの提出を拒んだ場合の対応は、提出書類毎に関係各所に用意されています。書類提出の為に、無理矢理マイナンバーを集めるよりも素直にマイナンバーの提出を拒否された旨を書類提出機関に伝える方が良いと思います。
